El propósito y los distintos ámbitos de aplicación de la factura electrónica no difieren en absoluto de la factura tradicional. No obstante, lo único que cambia es el formato y su transmisión vía digital mediante correo electrónico u otras vías telemáticas.
Beneficios de la factura electrónica
Son muchos los beneficios de la factura electrónica por los cuales ha sido adoptado mayoritariamente por las medianas y pequeñas empresas o pymes y que a grandes rasgos se centran en el ahorro de recursos y la mejora en la organización y catalogación de facturas para su consulta o uso posterior. Estas son las ventajas más reseñables dentro de este propósito:
Acortar ciclos de tramitación
Al utilizar la factura electrónica estamos acortando el ciclo de tramitación, pues una factura electrónica puede ser enviada directamente a su receptor para procesarla en tiempo real.
Protección contra falsificaciones
Aunque siempre existe un riesgo de falsificación con cualquier formato. La factura digital disminuye las posibilidades de falsificación al gestionarse únicamente mediante sistemas informatizados que procesan automáticamente su tramitación, envío y almacenaje.
Reducir espacio de almacenamiento
La factura electrónica al estar contenida en un formato digital requiere de mucho menos espacio para su almacenamiento. De hecho, el espacio que necesita se limita únicamente a la distribución digital que suele ser unos pocos bytes, mientras que las facturas impresas en papel a lo largo del tiempo requieren archivadores y un lugar específico para su almacenaje, lo cual influye también en el costo de su gestión.
Optimización de la gestión, administración y consulta
La factura electrónica permite mejorar el sistema de optimización, gestión, administración y consulta desde un mismo formato y soporte telemático, que al mismo tiempo resulta muy útil de transferir para utilizarla posteriormente.
Respetuosa con el medio ambiente
La drástica reducción del consumo de papel para su envío y tramitació incide directamente en el medio ambiente produciendo beneficios en el ecosistema a nivel global.
Ahorro de costes
Una de las principales ventajas de la factura electrónica sobre el formato de tramitación impresa reside básicamente en el ahorro de su gestión y que no se limita únicamente al papel , sino que engloba también otros costes, como por ejemplo, la impresión y envío postal.
Actualmente no solamente las medianas y pequeñas empresas o pymes han adoptado este formato, sino que también se han ido extendido a las Administraciones Públicas dentro del ámbito nacional y europeo que han cooperado entre sí para trabajar en la estandarización de la interoperabilidad de los sistemas de facturación electrónicos dentro de la UE con el objeto de mejorar las interrelaciones comerciales de todos los Estados miembros.
Estás mejoras aplicables dentro del formato electrónico están recogidas dentro de la normativa europea que regula la directiva 115/2001 que entró en vigor el 31 de diciembre del año 2003.
Formatos adaptados para la factura electrónica
Cuando hablamos de formatos adaptados para la factura electrónica obviamente nos estamos refiriendo al formato digital y dentro de éste, existen varios formatos o extensiones de archivo especialmente optimizadas para este tipo de factura como se especifica a continuación.
Factura electrónica en PDF
El formato PDF es uno de los más usados como contenedores de información y transmitidos a través de la red y en el caso de las facturas electrónicas, también ocupan uno de los puestos preferentes especialmente entre las pymes y pequeñas empresas por su amplia compatibilidad multiplataforma y ser uno de los más extendidos.
Factura electrónica en formato XML
Este formato se ha empleado por la Agencia Tributaria.
Factura electrónica en formato EDIFACT
Este formato se emplea principalmente cuando el envío de la factura se realiza entre un PC y otro.
Otros formatos para la factura electrónica
Aunque los formatos expuestos anteriormente son los que se utilizan principalmente para el envío y recepción de facturas electrónicas existen otros formatos adaptables que se utilizan en menor medida para este propósito que son DOC, HTML, XLS, GIF, JPG y txt entre otros.
¿Se puede firmar una factura electrónica?
Aunque desde el año 2013 ya no es obligatorio que las facturas electrónicas adjunten la firma se pueden firmar mediante servicios externos tales como aplicaciones web, aplicaciones móviles o programas informáticos que satisfazcan esta función.
Requisitos a cumplir por las facturas internacionales en territorio español
El sistema de unificación para las facturas e learning establece que las facturas extranjeras están sometidas a los mismos requisitos que se reconocen en territorio nacional. No obstante, en el caso de utilizar una firma electrónica es necesario que el cliente investigue la validez legal de la misma en nuestro sistema de autenticación.
Soluciones para facturas e learning
A raíz de la implantación de la factura electrónica se han diversificado las diferentes soluciones para facturas e learning a través de aplicaciones web y otros servicios que permiten la automatización en la emisión y elaboración de las mismas.
Utilidades externas para la factura electrónica
Además de los programas y aplicaciones de edición, la implantación de la factura electrónica ha desarrollado todo un ecosistema de herramientas destinadas a optimizar el uso de las mismas.
Un ejemplo de ello es la sede de aplicaciones electrónicas del gobierno que ha habilitado una aplicación que permite la validación del formato utilizado para la factura electrónica, validación de la firma y validación contable.
Utilizar este validador en línea es tan sencillo como acceder a la sede de aplicaciones y elegir el tipo de validación de los tres posibles. Posteriormente deberemos de seleccionar el tipo de archivo desde el ordenador y una vez subido tan solo se debe hacer clic en validar. Dependiendo del peso del archivo puede tardar más o menos tiempo y una vez que el proceso haya completado y la validación haya resultado óptima, nuestra factura estará lista para enviar.
