¿Qué es una Factura Proforma?

Pues una factura proforma es prácticamente igual a cualquier otro tipo de factura, con la salvedad de que está emitida con un propósito específico. En esta entrada te explicaré todo lo que tienes que saber sobre las facturas proforma.

¿Qué es una factura proforma?

Hay que tener especial atención, pues es muy fácil confundir una factura proforma con una factura común, ya que presentan gran cantidad de similitudes. Sin embargo, no son idénticas: una factura proforma es el documento que define los detalles que formarán en conjunto la factura definitiva.

Así, si hablamos de una factura proforma lo hacemos de un documento en el que se define el coste de un producto que vamos a comprar para nuestra empresa, o el presupuesto de una reforma en la cocina de nuestra casa. En la factura proforma el vendedor se compromete a suministrar los servicios o productos determinados a un precio establecido.

Si aún no lo tienes claro, no te preocupes. Sigue leyendo y entenderás los entresijos de una factura proforma perfectamente.

¿Para qué sirve una factura proforma?

La factura proforma sirve mucho más allá que como un simple compromiso entre un vendedor y un cliente para que los precios especificados en un principio sean los que aparezcan finalmente en la factura definitiva. Este tipo de factura también es muy útil para que el comprador tenga una idea clara del valor de cualquier producto o servicio, y así pueda presentarlo a la manera de presupuesto a su entidad bancaria si necesitamos un crédito o préstamo para poder adquirirlo.

De hecho, la factura proforma no sólo establece el compromiso del vendedor con el comprador de que el precio se mantenga, también establece un compromiso entre el cliente y el vendedor de que se va a adquirir el producto o servicio especificado en ella.

Un ejemplo muy claro es si deseamos comprar un coche y necesitamos un préstamo para ello. El concesionario que nos vende el vehículo puede realizar una factura proforma para que nosotros la llevemos a la entidad bancaria, y cuando nos hayan concedido el préstamo nosotros estamos obligados a comprar el coche en el mismo concesionario que nos hizo la factura proforma. Del mismo modo, ellos están obligados a cobrar por el coche lo que viene especificado en la factura.

Datos que debe contener una factura proforma

Antes que nada, debemos saber que no existen demasiadas diferencias entre el contenido de una factura normal y el de una factura proforma. Mostraremos aquí las partes que componen esta última una a una:

Encabezado

En el encabezado de la factura deberemos definir claramente que es una factura proforma, para que no existan malentendidos de si es de este tipo o es normal o definitiva. Asimismo, en la primera parte de la factura podemos señalar la fecha en la que va a ser emitida, la salida de destino y la llegada a dicho destino del producto (si va al extranjero) y el número de la factura.

Datos

Aunque parezca obvio, en una factura proforma también deben estar presentes los datos del vendedor (nombre completo, CIF/NIF, dirección) y los datos del receptor de la factura, que deberán ser los mismos que se han especificado del proveedor. Si la factura proforma está redactada para productos de venta en la UE, es necesario que se especifique el número de IVA comunitario.

Mercancía

Después debemos redactar el apartado dedicado a la mercancía, en el que deberán especificarse los productos con su precio correspondiente, el número de referencia de cada uno de ellos, su descripción, cantidad y, por último, el coste total de todo el montante de la factura proforma.

Otras consideraciones sobre las facturas proforma

No debemos olvidarnos de que la factura proforma debe tener señalado el precio neto, el precio con el IVA correspondiente incluido y también el precio total. Además, al final del documento puede incluirse un apartado dedicado a las observaciones que puedan surgir, tales como las condiciones de envío o las del transporte, por ejemplo.

En este apartado de observaciones podemos añadir el número de cuenta, tanto al que se debe cobrar como al que se debe pagar la factura proforma, junto con los plazos establecidos para su pago.

Las facturas proforma pueden ir desde modelos muy básicos, que tienen como objetivo únicamente puntualizar los datos clave del acuerdo entre las partes, hasta facturas proforma complejas con muchos y muy intrincados datos, como las que realizan las grandes empresas para sus transacciones.

¿En qué se diferencia una factura proforma y una factura comercial?

Las características de las facturas proforma las hemos visto larga y detalladamente en esta entrada. Sin embargo, me parece interesante comentar de forma más clara en qué se diferencia esencialmente este tipo de factura de la factura comercial, pues sus partes son prácticamente iguales.

La factura comercial es un documento que el vendedor o proveedor de un producto emite. En él indica sus datos (imprescindibles el número de CIF de la empresa, el número de la factura y la fecha, la descripción del producto, el precio, forma de pago, datos fundamentales del destinatario del producto y, por último, el total de la factura, con todos los importes que conlleve). Cuando el producto se envía al extranjero con una factura comercial, en las aduanas se calcularán los aranceles y los impuestos para añadir al total reflejado en la factura.

¿Qué quiero decir con esto? Que una factura comercial es un documento final, es decir, que es inmodificable una vez que el producto al que acompaña se expide.

La factura proforma es un acuerdo entre dos partes, un vendedor y un comprador, y viceversa, pero no tiene carácter definitivo. Si el comprador finalmente no solicita el préstamo, o no se lo conceden, el vendedor no puede exigirle nada.

Concepto de la factura proforma

El vendedor emite una proforma antes de concretar la venta, especificando las condiciones de la misma. Así, la factura proforma se convierte en un anticipo de lo que será la factura comercial.

Las proforma se utilizan mucho en el comercio internacional. El exportador emite este documento para que el comprador pueda disponer de toda la información requerida sobre la mercancía que va a recibir.

Finalidad. Cuándo debe utilizarse una proforma

En lenguaje comercial se puede decir que la factura proforma es muy similar a un presupuesto y si la oferta es aceptada por el comprador sirve de documento para que

el exportador confirme todos los datos de la venta.

Las relaciones comerciales internacionales son repetitivas, y muchas empresas sólo  definen en una primera vez los términos y condiciones de compraventa, de modo que para las siguientes compras únicamente suelen ponerse de acuerdo en la cantidad y precio de la mercancía. En estos casos la factura proforma sirve al importador para obtener los requisitos administrativos previos al despacho de aduanas de importación, como puede ser una licencia de importación, la autorización para obtener las divisas necesarias para el pago de la compraventa, la apertura de un crédito documentario, etc. En estos casos la factura proforma se utiliza como documento acreditativo.

En resumen:

• En los casos en que la relación entre el vendedor y el comprador es frecuente, la factura proforma puede sustituir a la oferta comercial, sirviendo como un documento en el que el vendedor propone el precio y las condiciones de venta de la operación.
• También se utiliza acompañando el envío de muestras que no tengan valor comercial, o bien que el comprador desee tramitar una licencia de importación.
• Asimismo, también puede utilizarse para que el comprador solicite la apertura de un crédito bancario, en caso que este sea el medio de pago elegido.

Emisión de la factura proforma

Es un documento de oferta e información expedido por el Exportador en el que se detallan las condiciones según las cuales estaría dispuesto a vender una mercancía. Por lo tanto, la proforma es el documento que utiliza el vendedor para plasmar una oferta detallada de su venta, de modo que el único emisor competente para emitir una factura proforma es la empresa vendedora.

La emisión de la proforma sirve, en los casos de comercio exterior, para justificar el envío de la mercancía sin valor comercial, como pueden ser las muestras, la tramitación de una licencia de importación o incluso para conseguir la autorización para obtener las divisas necesarias para el pago de la compraventa.

Como hemos mencionado anteriormente, la factura proforma es una oferta del vendedor y como tal está sujeta a la aceptación del destinatario de la misma, por tanto, a no ser que se haya establecido un plazo para dicha aceptación, expirado el cual la oferta se extingue.

Si por el contrario, la oferta es aceptada por el comprador, esta factura proforma será el origen de un contrato de compraventa, por este motivo, es necesario que contenga todos los datos necesarios para establecer los términos y condiciones de la venta.

La proforma también se puede utilizar como documento acreditativo para la solicitud da una entidad bancaria de un crédito, por ejemplo un leasing o un crédito documentario.

La validez de la factura proforma

Para empezar, este tipo de factura no tiene validez como justificante de pago y por ello no se registra.

Aunque su valor es principalmente informativo y no sirve a efectos contables, existe la obligación de respetar las condiciones que en ella se recogen durante el tiempo

establecido.

Una factura proforma tampoco debe ir numerada. Algunos expertos aconsejan no firmarlas ni sellarlas salvo que el cliente lo exija explícitamente.

La factura proforma en inglés

Debe figurar visiblemente en el encabezado “ Pro forma invoice”, y contener la misma información que en castellano: datos de identificación del exportador y del comprador, descripción precisa de las mercancías y precios unitarios y total.