Aunque habitualmente se confunde con la factura, ambos tienen una validez y propósito muy distintos, pues mientras que el albarán únicamente puede acreditarse como justificante de entrega, la factura actúa legalmente con un espectro mucho más amplio a nivel tributario y fiscal.
¿Qué es el albarán? Explicación extendida
El albarán como hemos expuesto anteriormente únicamente tiene efectos mercantiles a la hora de justificar la entrega de un pedido. Por lo tanto, el albarán, cuya raíz etimológica proviene del árabe, no puede considerarse a ningún efecto una factura a nivel tributario y al contrario de esta, no es obligatorio, aunque sí recomendable tanto para el comprador como para el vendedor.
Diferencias entre el albarán y la factura
Ya hemos explicado la diferencia básica entre un albarán y una factura. No obstante debemos conocer que mientras el albarán no se considera un documento legal y no tiene un formato predeterminado para su realización, para la factura sí existen ciertos datos o documentación mínima que es obligatoriamente aportar y que tiene como finalidad dejar constancia de la operación comercial con fines tributarios.
Datos incluidos en el albarán
Aunque como hemos expuesto anteriormente el albarán no tiene un formato legal establecido, puesto que no se trata de un documento obligatorio, resulta recomendable incluir ciertos datos en su realización para facilitar su tramitación como los que se exponen a continuación.
Lo primero que debe incluir el albarán es el código de numeración, pudiendo utilizarse para una única transacción comercial o agrupar en su defecto varias gestiones destinadas al mismo propósito.
Entre la información indispensable que se debe incluir en un albarán no pueden faltar los datos del cliente como su nombre si se trata de un particular o el nombre de la empresa, además del NIF o CIF según corresponda, dirección, teléfono etcétera.
La cantidad de artículos enviados y una pequeña referencia o descripción acerca de los mismos, deberán incluirse ordenadamente en el cuerpo del mensaje. También es recomendable incluir las opciones de pago pactadas con el comprador con el objeto de poder presentarlo como justificante.
Otro punto muy importante que debemos de tener en cuenta en la realización de este documento son las fechas, las cuales deberán estar correctamente especificadas y visibles. La fecha de emisión, hace referencia a la fecha en la que se ha emitido el documento, mientras que la fecha de valor hace referencia los plazos de facturación establecidos entre cliente y vendedor.
Por último pero no menos importante, para que un albarán pueda ser considerado válido debe estar correspondientemente firmado. La finalidad de obtener la firma del cliente o comprador, es precisamente la de poder justificar la entrega de la mercancía en caso de impago. De no estar correctamente firmado, este documento no tendría ninguna validez legal a efectos justificativos.
Tipos de albaranes
Aunque la finalidad de un albarán es básicamente la de justificar la entrega de mercancía, existen dos tipos de albaranes que se utilizan indistintamente para un propósito determinado como se detalla a continuación.
Albarán valorado
Ese tipo de albarán se caracteriza por incluir el precio total o individual de la mercancía en una transacción comercial. Es decir, además de indicar todos los detalles acerca de la mercancía, se detalla también su valor aunque éste no tenga efectos tributarios.
El albarán valorado se emplea principalmente por las empresas que facturan por periodos de tiempo establecidos independientemente de que sean semanales, quincenales o mensuales para que el comprador pueda conocer en todo momento la cantidad exacta que abonará por la mercancía antes de que llegue la factura.
Albarán sin valorar
Este tipo de albarán se limita únicamente a realizar una descripción de la mercancía y cuantificarla. A diferencia del formato anterior no añade el valor de la misma y tampoco se detallan los precios unitarios ni totales, pues su única finalidad es certificar que la mercancía se ha entregado al comprador.
Este albarán suele realizarse conjuntamente con la factura, puesto que no incluye los precios.
La utilización de una u otra modalidad dependerá básicamente de la periodicidad con la que se entregue la factura y la política de empresa. Si la emisión de la factura es periódica, como hemos expuesto anteriormente se utilizará el albarán valorado para no tener que esperar a que la factura llegue y el cliente conozca el cómputo total de su valor. Si por el contrario se trata de transacciones ocasionales o se entregan conjuntamente con la factura, se empleará principalmente el albarán sin valorar.
Albarán en inglés
El albarán es un formato extendido que también se utiliza en otros países, aunque con otra nomenclatura. Para realizar transacciones comerciales con otros países habitualmente se utiliza el albarán en inglés también llamado delivery note por tratarse del idioma universal.
La elaboración del albarán en inglés y los datos que se deben incluir en el no difiere del formato español. No obstante, en otros países el albarán en inglés tampoco tiene equivalencia a una factura.
Formatos para la elaboración de un albarán
La elaboración del albarán contempla varios formatos, siendo el PDF, Word y Excel los formatos más usados.
Estos formatos tienen la particularidad que también se pueden enviar electronicamente y disponen de compatibilidad multiplataforma para poderse gestionar desde los dispositivos móviles.
En internet podemos encontrar cientos de plantillas gratuitas para elaborar cualquiera de los tipos de albaranes expuestos anteriormente en cualquiera de los formatos descritos.
Para editar cualquiera de estas plantillas únicamente hay que descargarlas al ordenador y utilizar el programa acorde con su extensión.
Una vez completado el albarán se enviará la correspondiente copia al receptor reservando la original por el emisor para futuras gestiones y consultas o reenvío en caso de extravío.
